Il Processo Civile Telematico

Una sfida per il sistema della Giustizia

Gli obiettivi del progetto e i soggetti coinvolti

Processo Civile Telematico

L’input di tale cambiamento proviene dall’Unione Europea che accusa il sistema della Giustizia italiana di essere lento ed arretrato. Il progetto di digitalizzazione riguardante il processo civile coinvolgerà allo stesso modo numerose categorie di persone fisiche e di enti, a cominciare dai professionisti quali gli avvocati, i consulenti tecnici d’ufficio ed i consulenti di parte compresi i Magistrati ed i Cancellieri di tutti gli Uffici Giuridici.

Gli obiettivi auspicati col Processo Telematico saranno la velocizzazione dei tempi di definizione dei procedimenti giudiziari, la riduzione di costi e del volume fisico di fascicoli che saranno così costruiti solo in modo virtuale, abbattendo sensibilmente lo spreco cartaceo, la riduzione degli accessi alle Cancellerie, già oggetto di concreti tagli al personale, e di conseguenza la razionalizzazione ed il miglioramento dei servizi da esse prestati.

Il progetto consiste nella realizzazione di diverse applicazioni informatiche rendendo accessibile via internet il sistema informatico civile, sia per la semplice consultazione dello stato delle cause e dei fascicoli, sia per il deposito di tutti gli atti civili successivi alla costituzione, comunicazioni, notifiche e documenti che insieme vanno a costruire il cosiddetto “fascicolo informatico”.

Presupposto fondamentale è il possesso di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e di una firma digitale.

Riferimenti legislativi

La normativa di riferimento, dapprima confusa e disomogenea, è stata riordinata in via definitiva con la Legge di Stabilità nel 2013 che ha disposto l’obbligatorietà del deposito di atti per via telematica proprio a partire dal prossimo 30 giugno 2014. Tale processo di telematizzazione, tuttavia, parte da lontano.

Il primo intervento normativo a tale scopo risale, infatti, al 2001 anno in cui, in attuazione dei principi contenuti nella Legge Bassanini, il D.P.R. n. 123, 13/02/2001 ha riconosciuto il valore legale degli atti trasmessi tramite strumenti informatici, purché assicurino l’avvenuta consegna e ricezione dell’atto così come avviene tramite l’uso tradizionale della posta, già consentito dalla legge.

Nel corso degli anni, poi, si sono susseguiti numerosi interventi normativi che, volti ad incentivare l’uso delle PEC e degli strumenti informatici, ad uno ad uno hanno contribuito alla realizzazione del processo telematico in senso proprio.

L’art. 4, Decreto Legge n. 193, 2009 ha introdotto l’obbligo rivolto a tutti gli avvocati di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata ed il proprio codice fiscale all’Albo di appartenenza che a sua volta si obbliga a mettere tali informazioni a disposizione del Consiglio nazionale forense e del Ministero della Giustizia.

Inoltre, il Decreto Legge n. 138, 2011 ha previsto che, nell’ambito del processo civile, il difensore abbia l’obbligo di indicare in ogni citazione, ricorso, comparsa, controricorso e precetto, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata ed il proprio numero di fax, ai quali voler ricevere le comunicazioni di Cancelleria, impegnandosi anche a comunicare qualsiasi modifica dei propri dati. Oltre che per i difensori e i vari professionisti anche per il Ministero della Giustizia corre l’obbligo di dotarsi di un servizio di posta elettronica certificata, col quale comunicare con le parti.

Il Decreto Ministeriale n. 44, 21/02/2011, infatti, all’art. 4 prevede l’obbligo verso gli Uffici Giudiziari e gli UNEP di pubblicare sul portale dei servizi telematici i propri indirizzi di PEC e, all’art. 7 prevede l’introduzione del cosiddetto ReGIndE (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici), gestito dallo stesso Ministero, contenente i dati e gli indirizzi di PEC di tutti i professionisti iscritti agli albi ed agli elenchi istituiti per legge, di tutti i soggetti abilitati esterni non iscritti in albi e degli utenti privati.

Tutte le comunicazioni e le notificazioni di Giudici e P.M. prescritte dalla legge e disciplinate dall’art. 136 Codice di Procedura Civile (ordinanze, decreti, sentenze ed avvisi vari) quindi, a partire dal 2012, col Decreto Legge n. 179/12 vanno effettuate alle parti (difensori, consulenti, testimoni) telematicamente, tramite cioè posta elettronica certificata, che sostituisce a tutti gli effetti la notifica a mezzo Ufficiale Giudiziario.

La recente normativa

E giungiamo così, alle più recenti normative che introducono il Processo di Telematizzazione.

La Legge n. 228/2012 (conosciuta anche come Legge di Stabilità 2013) ha, infine, fissato due diverse scadenze, introducendo da un lato l’esclusività dell’uso dei mezzi telematici al fine di effettuare le comunicazioni di Cancelleria e le notificazioni nei procedimenti penali avanti i Tribunali e le Corti d’Appello, a partire dal 15 dicembre 2014, e dall’altra l’esclusività di deposito telematico di tutti gli atti processuali, dei documenti di parte e dei provvedimenti nei procedimenti civili, a partire dal 30 giugno 2014.

La firma digitale e la busta telematica

Dopo aver fatto chiarezza sul quadro normativo, vediamo nello specifico a quali incombenze bisognerà far fronte tra pochi mesi. La prima riguarda la necessità di dotarsi di un computer con accesso ad internet dal quale è possibile consultare il Portale dei Servizi Telematici (PST). La seconda incombenza riguarda l’acquisto di un kit per la firma digitale, essenziale per effettuare l’autenticazione al PST e comunicare con il sistema, iscrivendosi al Punto di Accesso della Giustizia.

La mancanza di un kit per la firma digitale non consente sostanzialmente il deposito degli atti ma solo la consultazione del Registro Pubblico col quale è possibile conoscere lo stato dei fascicoli tramite la ricerca del numero di R.G. (Registro Generale).

Dotandosi, invece, di un kit per la firma digitale si entra definitivamente nell’ambito del Processo Telematico. Il kit può essere scelto tra due diverse tipologie: una Smart Card insieme all’acquisto di un lettore di Smart Card oppure un Dispositivo Business Key, cioè una semplice chiavetta da inserire nella porta USB del proprio pc. I due strumenti elettronici possiedono le stesse identiche funzionalità, tuttavia la Business Key (acquistabile al prezzo di €. 70) si configura come lo strumento più versatile perché portatile e facilmente utilizzabile senza alcuna particolare installazione.

Procedimento, inoltro e deposito

Col dispositivo è possibile firmare digitalmente qualsiasi atto giuridico e tale firma digitale ha lo stesso valore di una firma autografa su un documento cartaceo. Il dispositivo produce un “timbro” elettronico attestante in modo certo la data e l’ora in cui si è firmato il documento.

Per poter depositare un atto telematico, oltre al dispositivo è necessario avere a disposizione anche lo strumento di “redazione atti”, un software con cui il professionista può creare la sua “busta telematica”, una specie di contenitore digitale che includerà al suo interno l’atto giuridico in formato PDF con apposta la firma digitale, la procura alle liti firmata dal cliente, firmata digitalmente dall’avvocato e successivamente scannerizzata e salvata in PDF, e gli eventuali allegati che avrebbe inserito nel tradizionale fascicolo cartaceo, anch’essi in PDF. Il tutto viene contenuto all’interno della busta e trasformato in formato xml, uno standard leggibile da qualsiasi programma in qualsiasi momento.

All’atto ed alla procura va, infine, aggiunto il contributo unificato acquistabile on line, scegliendo tra diverse modalità di pagamento (bonifico bancario, carta di credito, carta prepagata) oppure acquistare in Tabaccheria e scannerizzare inserendolo nella busta telematica. La busta, creata grazie al redattore atti, è adesso firmata e cifrata in modo da garantire l’autenticità e la riservatezza del suo contenuto.

Una volta pronta la busta, dal peso massimo di 30 megabyte (volume a quanto pare destinato ad aumentare in futuro), è pronta all’invio all’Ufficio Giudiziario di destinazione, attraverso la funzione “deposito atti” messa a disposizione dal proprio Punto di Accesso. Se il peso della busta è eccessivo, si consiglia di scannerizzare gli allegati con la risoluzione più bassa possibile con la conseguente riduzione di “peso” dei file, poiché già l’atto firmato digitalmente e la procura possiedono un peso consistente.

Dopo aver inoltrato l’atto, verrà recapitato al difensore un messaggio di risposta che segnala l’avvenuta ricezione dell’atto all’Ufficio di destinazione. Successivamente, dopo aver effettuato i controlli necessari, in caso di esito positivo, verrà recapitato un ulteriore messaggio di risposta contenente l’attestazione temporale dell’evento di ricezione della richiesta di deposito dell’atto e tale data ha valore legale ai fini dei termini di scadenza per la presentazione dell’atto. In caso negativo, la risposta conterrà la segnalazione dell’”errore bloccante” riscontrato che interromperà l’inoltro dell’atto all’Ufficio Giuridico.

Nel primo caso l’atto risulta a tutti gli effetti depositato e dal momento in cui viene ricevuto dall’Ufficio Giuridico esso risulta parte integrante del “fascicolo informatico”.

Nel secondo caso, l’errore bloccante può essere causato sia da problemi imputabili al professionista (formato di file non riconosciuti dal sistema, mancanza dell’atto o di un file essenziale quale la procura, file non integro) oppure da problemi imputabili al sistema (problemi relativi al server o al Punto di Accesso).

Bisogna sottolineare che il deposito degli atti è realizzabile sette giorni su sette, 24 ore su 24, tuttavia valgono le stesse regole finora valide al deposito in Cancelleria. Se l’atto viene depositato entro le ore 14,00 di un giorno feriale il deposito viene considerato per lo stesso giorno in cui viene effettuato; se la richiesta di deposito giunge dopo le ore 14,00 il deposito si considera valido per il giorno successivo e se si tratta di un Venerdì il deposito verrà considerato per il Lunedì successivo. E’ quindi consigliabile depositare qualche giorno prima della scadenza evitando di arrivare fuori termine.

Conclusioni

Col Processo Telematico, il mondo giuridico va quindi incontro ad un vero e proprio sconvolgimento nel modus operandi e nell’impostazione del proprio lavoro. I vantaggi saranno innumerevoli ma anche le preoccupazioni e le perplessità non sono da meno. Con la digitalizzazione del processo i Magistrati avranno la possibilità di accedere ad una banca dati di sentenze, ordinanze e decreti incredibile e sempre a portata di mano, potranno consultare l’agenda delle udienze in qualsiasi momento e possibilmente raggruppare le udienze facilitando difensori e consulenti che possono essere chiamati a comparire in più udienze nella stessa giornata.

I Cancellieri avranno un carico di lavoro più snello, potendo dedicarsi maggiormente alle attività più complesse e non solo alla gestione di fascicoli e faldoni.

Gli Avvocati potranno depositare gli atti e consultare i fascicoli senza muoversi dal proprio studio, evitando così inutili code alle Cancellerie.

Tuttavia, tutte le categorie appena menzionate avranno certamente qualche difficoltà legata alla propria forma mentis, abituarsi a tale cambiamento non sarà facile. Il primo passo da fare riguarda certamente la formazione del personale di Cancelleria, dei Magistrati e dei professionisti. Ma la scadenza del prossimo 30 giugno è vicina e se paragoniamo il nostro sistema giuridico a quello di altri paesi europei ogni possibile ritrosia appare solo come un’inutile presa di posizione.

Il cambiamento è necessario e bisogna incoraggiarlo. Che dir si voglia, le nostre azioni quotidiane sono sempre più connesse a computer, internet, strumenti informatici e difficilmente oggi, potremmo farne a meno, dunque, perché non fruirne volendo migliorare un sistema giuridico che ne ha gran bisogno?

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