Il diritto di accesso ai Documenti Amministrativi

Cos’è, i soggetti interessati, la richiesta

Accesso atti amministrativi

Il diritto di accesso è il diritto di un soggetto privato di prendere visione e poter disporre di una copia di un documento amministrativo.

Con documento amministrativo si intende qualsiasi documento che riguardi delle attività di pubblico interesse. Non è necessario inoltre che il documento sia stato redatto dall’amministrazione citata nella richiesta, basta infatti che sia semplicemente detenuto da questa.

Ulteriori livelli di tutela in questo ambito devono essere garantiti dalla Regione e dagli enti locali. La normativa di riferimento è contenuta nella l. n. 241/1990.

Chi può esercitare il diritto di accesso

Il diritto di accesso può essere esercitato da qualsiasi soggetto privato che possa dimostrare di avere un interesse reale e diretto verso il documento per il quale richiede l’accesso, e che tale interesse sia inoltre volto alla esclusiva difesa dei suoi diritti.

La legge non permette infatti che il diritto di accesso possa esercitato semplicemente per imporre un controllo generale sull’operato della Pubblica Amministrazione.

È importante inoltre precisare che quando si parla di “interesse”, non ci si riferisce soltanto all’interesse del singolo soggetto privato ma anche ad interessi pubblici. Questo significa che possono ad esempio farne richiesta anche le associazioni di categoria.

Il diritto di accesso a documenti amministrativi deve essere esercitato nei confronti di documenti amministrativi detenuti da soggetti di diritto pubblico, come le Regioni o i Comuni.

Può anche essere esercitato nei confronti di soggetti di diritto privato, ma nel solo caso in cui la loro attività abbia un pubblico interesse e sia conseguenzialmente disciplinata dal diritto nazionale o comunitario.

Nel caso in cui la richiesta formale sia inoltrata ad un’amministrazione diversa da quella che detiene il documento, è obbligo dell’amministrazione trasmettere la richiesta a chi detiene materialmente il documento, dandone inoltre comunicazione al soggetto interessato.

Le Pubbliche Amministrazioni sono inoltre tenute ad individuare un responsabile che si occupi del procedimento di accesso ai documenti.

I soggetti controinteressati

Nel caso in cui la richiesta presentata abbia in oggetto dati sensibili di un soggetto terzo, il D. Lgs n. 196/2003 del Codice in materia di Protezione dei Dati Personali dispone di confrontare i due interessi coinvolti, e di valutare discrezionalmente quale abbia il peso maggiore nella richiesta.

Il diritto alla riservatezza può infatti essere superato nel caso in cui ad esempio, chi richiede l’accesso ai documenti amministrativi, inoltri questa richiesta in quanto deve difendersi giuridicamente da un diritto uguale o superiore.

Esiste poi il problema riguardante i diritti dei controinteressati, ovvero di quei soggetti che dall’accesso ai documenti vedono compromesso il loro diritto alla riservatezza.

Nel momento in cui la Pubblica Amministrazione individua dei soggetti controinteressati, questa è obbligata a dare comunicazioni agli stessi attraverso un invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i soggetti controinteressati possono presentare una richiesta in cui si oppongono formalmente alla richiesta di accesso.

Come richiedere l’accesso a documenti amministrativi

La richiesta di accesso a un documento amministrativo deve contenere: una motivazione che comprovi in maniera solida la possibile lesione dei diritti del soggetto interessato, gli estremi del documento amministrativo che si intende visionare e l’identità del soggetto richiedente. Le amministrazioni pubbliche dispongono di una specifica modulistica per presentare la richiesta, che comunque può anche essere inoltrata tramite gli Uffici relazioni con il pubblico.

Se l’amministrazione non rileva soggetti controinteressati, il diritto di accesso può essere inoltrato in via informale, anche tramite una richiesta verbale all’ufficio preposto. Laddove non sia possibile accogliere la richiesta per via informale, l’amministrazione invierà al richiedente una richiesta di accesso formale, rilasciando un’apposita ricevuta.

L’accesso formale è obbligatorio nei casi in cui: sussistono dei dubbi circa la reale identità del soggetto richiedente o sulla motivazione che lo ha portato a richiedere l’accesso, nel caso in cui esistano dei dubbi sull’accessibilità del documento richiesto, e qualora non si possa escludere in maniera categorica l’esistenza di soggetti controinteressati.

Se la richiesta presentata risulta irregolare o incompleta, l’amministrazione deve darne comunicazione al richiedente tramite raccomandata con avviso di ricevimento entro un massimo di dieci giorni. Dal momento in cui la comunicazione viene ricevuta, il termine del procedimento inizia a decorrere a partire dal giorno in cui viene presentata la richiesta completa.

Accoglimento della richiesta di accesso

L’atto di accoglimento della richiesta di accesso, deve contenere l’indicazione e l’indirizzo dell’ufficio presso cui rivolgersi e concedere un periodo di tempo, non inferiore a 15 giorni, in cui il richiedente può visionare i documenti e ottenerne una copia. Nel caso in cui il soggetto richiedente non eserciti questo diritto entro il periodo di tempo concesso, dovrà presentare una nuova istanza per accedere ai documenti.

L’accesso ai documenti amministrativi è gratuito, mentre la richiesta di una copia dei documenti avrà un costo pari alle spese di riproduzione.

L’esame dei documenti deve avvenire presso l‘apposito ufficio indicato nell’atto di accoglimento alla presenza del personale amministrativo incaricato. I documenti amministrativi sui quali viene consentito l’accesso, non possono essere alterati in alcun modo dal richiedente, e non possono essere sottratti per alcun motivo dal luogo in cui viene concessa la visione.

La visione dei documenti richiesti può essere effettuata dal soggetto richiedente o in alternativa da una persona da lui incaricata. È previsto inoltre l’accompagnamento di un’altra persona previo rilascio delle generalità di questa, che vanno poi registrate in calce alla richiesta.

Se l’interessato lo richiede, le copie dei documenti possono essere autenticate. Inoltre è consentito prendere appunti sui documenti.

L’accoglimento della richiesta di accesso, comporta anche l’autorizzazione ad avere accesso ad altri documenti che vengono citati da quello preso in esame, e che dunque possono risultare utili alla difese del soggetto richiedente.

Termini di conclusione della richiesta di accesso e casi di esclusione

Il procedimento di accesso deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della domanda. Se durante il procedimento la domanda risulta incompleta o irregolare, l’amministrazione può interrompere il termine stabilito, che inizierà nuovamente a decorrere a partire dal giorno in cui viene accolta la richiesta completa.

La richiesta può inoltre essere rifiutata tramite la modalità del silenzio rifiuto. Qualsiasi atto di diniego o di esclusione al diritto di accesso deve però essere esaustivamente motivato dall’amministrazione pubblica.

Il diritto di accesso non è consentito per i documenti che sono coperti da segreto di Stato e nei procedimenti tributari. Non può inoltre essere esercitato nei confronti delle attività di pubblica amministrazione che riguardano l’emanazione di atti normativi, di pianificazione e programmazione e di atti amministrativi generali.

Ai Governi e agli enti locali viene inoltre riservata la possibilità, tramite l’adozione di uno specifico regolamento, di negare il diritto all’accesso di documenti amministrativi.

Dott. Carmelo Giuffrè

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